Nieuwsbrief uitbrengen? Een VA kan je helpen!

Deze blogpost verscheen eerder op Regelhelden.

Begin dit jaar kondigde Facebook een grote verandering aan: berichten van familie en vrienden worden belangrijker en die van nieuwsorganisaties en bedrijven komen verder onderaan te staan. En het wordt belangrijker dan ooit om de interactie met je bezoekers aan te gaan.

Paniek onder de bedrijfspagina’s natuurlijk, want die zouden hun bereik zien kelderen.

Dit nieuws liet maar weer eens zien hoe kwetsbaar je bent als je al je pijlen op social media richt. Je bent immers volledig overgeleverd aan de grillen van de platformen waarop je actief bent en als jouw (potentiële) klanten hun profiel verwijderen, ben je ze kwijt.

Daarom is het dus erg belangrijk dat je hen ook via e-mail kunt benaderen. Een nieuwsbrief is de uitgelezen manier daarvoor.

‘Ook nog een nieuwsbrief?! Daar heb ik toch helemaal geen tijd voor?’, hoor ik je zuchten. Gelukkig kan een virtual assistant (VA) je hier uitstekend bij helpen. In deze blog geef ik je 5 tips om je op weg te helpen en laat ik je zien welke waardevolle rol een VA kan spelen bij je nieuwsbrief.

1. Bedenk wat je wilt met je nieuwsbrief

Een goede nieuwsbrief begint met een plan: wat voor soort content wil je delen? Zorg daarbij voor een goede verhouding tussen commerciële en informatieve content. Als vuistregel kun je de 80/20-regel aanhouden, waarbij 80% van je content informatief is en 20% commercieel.

Nog enkele tips voor de content:

  • Denk in rubrieken. Terugkerende rubrieken zorgen voor herkenning bij je lezer en geven je houvast.

  • Blik vooruit. Zijn er speciale dagen waar je iets mee kunt? Of misschien organiseer je zelf wel een event dat je kunt promoten in je nieuwsbrief?

  • Stuur de lezers naar je site. Je nieuwsbrief is een uitstekende manier om meer verkeer naar je website te trekken. Zet dus niet al je waardevolle content in je nieuwsbrief, maar verleid mensen met een prikkelend intro door te klikken naar je site.

  • Benut je content optimaal. Zelf schrijf ik 1 introtekstje bij mijn link naar de blog en dat gebruik ik (soms een beetje aangepast) voor verschillende kanalen: de nieuwsbrief, het overzicht met blogs op mijn website, mijn Facebook-pagina en mijn LinkedIn-profiel. Aarzel ook zeker niet om je blogs eens in de zoveel tijd te herhalen of te updaten en opnieuw te delen.

Je VA kan je helpen bij het bedenken van rubrieken en onderwerpen en – als ze een beetje taalgevoel heeft – je blogs voor je redigeren en SEO-proof maken. Afhankelijk van de complexiteit van het onderwerp, adviseer ik je wel je blogs (in eerste instantie) zelf te schrijven. Dan weet je zeker dat je blogs voldoende diepgang hebben en ben je niet alsnog veel tijd kwijt aan het corrigeren van eventuele inhoudelijke fouten van je VA.

2. Bepaal de frequentie

Vraag je af hoe vaak je een nieuwsbrief wilt versturen en kies voor een frequentie die ook op de lange termijn haalbaar is. Misschien heb je nu veel inspiratie en wil je elke week een nieuwsbrief versturen. Maar wat als je inspiratie over een paar maanden is opgedroogd? Beter een nieuwsbrief die een jaar lang elke maand verschijnt dan eentje die 3 maanden lang elke week verschijnt en daarna nooit meer.

3. Maak een keuze voor een e-mailmarketingprogramma

Wat is het beste e-mailmarketingprogramma? Het programma dat het beste aansluit bij jouw behoeften. Stel jezelf dus een aantal vragen zoals:

  • Wil je een Nederlands- of Engelstalig programma? Engelstalig ligt voor de hand als je ooit internationaal wilt gaan, of als je een programma wilt dat integreert met andere online tools. Heb je moeite met Engels? Kies dan voor een Nederlandstalig programma. Dan heb je ook Nederlandstalige support. Wel zo fijn als je ergens tegenaan loopt.

  • Wat wil je er allemaal mee kunnen? Het maakt nogal een verschil of je 1 keer per maand een simpele nieuwsbrief wilt versturen of automatisch een serie e-mails in werking wilt laten treden op het moment dat iemand je weggever heeft gedownload.

  • Wat is je budget? Simpel: wat heb je te besteden? MailChimp is tot 2.000 abonnees gratis. Tip: kijk niet alleen naar wat een programma kost, maar ook naar wat het je kan opleveren.

  • Hoe groot is je database? Vaak betaal je een bedrag dat gebaseerd is op de grootte van je database.

Je VA kan op basis van je antwoorden op deze vragen een vergelijkend warenonderzoek doen en enkele suggesties doen. Vervolgens kan zij het programma van je keuze voor je inrichten.

4. Stel een workflow op of laat dit door je VA doen

Weinig dingen zijn zo inefficiënt als bij terugkerende taken steeds weer opnieuw bedenken wat er ook alweer allemaal moet gebeuren. Daarom is het slim om een workflow op te (laten) stellen voor het versturen van nieuwsbrieven. Hierin neem je op:

  • wat er precies moet gebeuren;

  • in welke volgorde;

  • wie het doet.

Daarnaast maakt een workflow de hoeveelheid werk inzichtelijk. Hieronder vind je een voorbeeld van de workflow voor een van mijn klanten. Die van jou kan er anders uitzien, afhankelijk van wat je uitbesteedt aan je VA.

 
 Voorbeeld van een workflow voor een nieuwsbrief

Voorbeeld van een workflow voor een nieuwsbrief

 

5. Maak een planning

Is de workflow opgesteld? Dan kan je VA op basis hiervan een planning maken, terugrekenend vanaf de datum waarop je je nieuwsbrief wilt versturen. Het maken van een nieuwsbrief kost namelijk elke keer weer meer tijd dan je denkt. Als je niet in uitstelgedrag wilt vervallen, is het dus noodzakelijk om een planning te maken. Vind je het lastig om je hier vervolgens aan te houden? Zoek dan een VA die je achter de broek kan zitten ;-)