Grip op je e-mail met Gmelius en Boomerang

Deze blogpost verscheen eerder op Regelhelden.

“Mijn hoofd is bedoeld om gave dingen mee te bedenken, niet om vol te stoppen met allerlei dingen die ik moet onthouden”, roep ik altijd. Als ik dus merk dat ik dingen aan het onthouden ben, ga ik op zoek naar een tool die dat voor me kan doen.

Zo worstelde ik al een tijdje met mijn e-mail.

Want met een bomvolle inbox ben je al heel snel het overzicht kwijt. Waar moet je nog iets mee en wat kun je laten gaan? Dat probleem is nog wel te tackelen door mails waar je nog iets mee moet in een map ‘Actie’ te zetten.

Maar zo’n map ‘Actie’ kan ook heel snel vollopen. En dan weet je nog steeds niet wat vandaag moet en wat wel tot morgen kan wachten. Zou het niet handig zijn als je mails waar je vandaag niets mee hoeft te doen lekker kunt archiveren en ze op de dag dat je ze nodig hebt weer in je inbox verschijnen?

En hoe handig zou het zijn als een mail waar je nog geen reactie op hebt gehad na een paar dagen weer in je inbox terechtkomt, zodat je een reminder kunt sturen?

Het kan met Gmelius en Boomerang. Beide tools doen eigenlijk hetzelfde en hebben grotendeels dezelfde mogelijkheden.

Zo kun je bijvoorbeeld:

  • mails snoozen: mails die op dit moment niet relevant zijn op een later moment laten terugkeren in je inbox.

  • een follow-up instellen: je kunt bijvoorbeeld een datum en tijdstip opgeven waarop je een mail wilt laten terugkeren in je mailbox als je geen reactie hebt gehad. Handig als je een reactie nodig hebt om verder te kunnen.

  • mails later versturen: als je graag ‘s nachts of in het weekend werkt, kun je mails ‘schedulen’, zodat ze pas de volgende ochtend of op maandagochtend verstuurd worden.

Maar er zijn ook verschillen. Hieronder zet ik enkele op een rijtje.

Boomerang:

  • Ook beschikbaar als app voor iOS en Android (al schijnt Gmelius ook bezig te zijn met een app)

  • Voor Gmail en Outlook

  • Inbox pauzeren (binnenkomende mails worden on hold gezet, zodat jij in alle rust je inbox kunt afwerken)

  • Duur: als je Boomerang i.c.m. G Suite (de zakelijke variant van Gmail) wilt gebruiken, ben je minimaal 14,99 USD per maand kwijt

  • Trial van 30 dagen, daarna terug naar gratis versie met beperkingen

Gmelius:

  • Alleen voor Gmail/G Suite/Inbox by Gmail

  • Stuk goedkoper dan Boomerang: voor 5 USD per maand kun je Gmelius met zowel Gmail/Inbox als G Suite gebruiken.

  • Werkt (naar mijn mening) intuïtiever dan Boomerang

  • Mogelijkheid om notities te maken bij mails

  • Mogelijkheid om templates te maken als je vaak dezelfde mail verstuurt

  • Trial van 14 dagen, daarna terug naar gratis versie met beperkingen

Zelf heb ik na de testperiode voor Gmelius gekozen. Vanwege de prijs en omdat ik Gmelius intuïtiever vind werken. Ook de templates vind ik een handige toevoeging. Vooral dat je de naam van de geadresseerde automatisch kunt invoegen is heel handig. Zo kun je exact dezelfde mail naar meerdere personen sturen zonder dat je steeds de juiste naam moet knippen en plakken. Zo verklein je de kans dat je Peter per ongeluk aanspreekt met ‘Hoi Sandra’ ;-)

Maar het allerbelangrijkste is dat ik dankzij Gmelius weer rust in mijn hoofd heb. En daar was het allemaal om begonnen.