Nooit meer dezelfde mails typen? Gebruik e-mailsjablonen!

11.png

Gebruik jij Outlook Web App of Gmail en typ jij vaak dezelfde mails? Dan kun je jezelf flink wat tijd besparen door sjablonen te gebruiken. Hieronder lees je hoe je dit aanpakt!

Outlook Web App (OWA)

  • Ga naar https://outlook.office.com/owa/ en log in

  • Klik op ‘Nieuw’

  • Klik op het icoontje helemaal rechts onderaan (als je er met je muis op gaat staan, staat er ‘Mijn Sjablonen’)

  • Vervolgens kun je een sjabloon kiezen, wijzigen of zelf eentje aanmaken. Door op het sjabloon te klikken, komt de tekst in je mail te staan

Gmail/G Suite

  • Ga naar Gmail en log in

  • Klik op het tandwieltje rechts bovenin

  • Klik op instellingen

  • Ga naar het tabblad ‘Labs’ (bijna aan het eind)

  • Zoek naar ‘Standaardantwoorden’ en klik op ‘Inschakelen’

  • Klik op ‘Wijzigingen opslaan’ (Gmail wordt nu opnieuw geladen)

  • Klik op ‘Opstellen’ in je hoofdscherm

  • Typ een tekst waar je een standaardantwoord van wilt maken

  • Klik op het pijltje naast de prullenbak

  • Klik op ‘Standaardantwoorden’ en vervolgens op ‘Nieuw standaardantwoord’

  • Geef een naam op voor het standaardantwoord en klik op OK

Sjabloon gebruiken:

  • Klik op ‘Opstellen in je hoofdscherm’

  • Klik op het pijltje naast de prullenbak

  • Klik onder ‘Invoegen’ op het juiste standaardantwoord

En voilà, je tekst staat erin :-) Je moet alleen nog wel even zelf de naam van de persoon en eventuele andere details invullen :-)

Gmelius

Vind je dit te veel klikwerk? Het kan nóg gemakkelijker :-) Met Gmelius (alleen Gmail/G Suite/Inbox by Gmail) kun je standaardantwoorden aanmaken waaraan je een hashtag koppelt (bijv. #kennismakingsgesprek). Deze hashtag typ je in de onderwerpregel en dan staat je tekst meteen in de body van je mail. Bovendien voegt Gmelius automatisch de naam van de afzender toe. Zo kun je 1 mail naar meerdere mensen tegelijk sturen zonder dat je steeds de naam moet aanpassen. Gmelius heeft trouwens nog veel meer handige functies. Je kunt de premiumversie 2 weken gratis uitproberen :-) Of lees eerst even mijn blog over Gmelius en het alternatief Boomerang voor Regelhelden.


Update 26 maart 2018:

Windows Mail en Outlook Express

Van een van de lezers van deze blog kreeg ik een mail met de vraag of het ook mogelijk is om templates in te stellen in Windows Mail. Ik heb zelf geen ervaring met Windows Mail, maar volgens het artikel How To Make Email Stationery Templates in Outlook Express moet het ook kunnen in Windows Mail en Outlook Express.