Beginnen met Asana? 7 handige tips en tricks om je op weg te helpen

 
header blogpost Asana

Begin 2018 schreef ik een blogpost over to-do list app Remember The Milk (RTM). Over hoe de dagplanning die ik in RTM had ingevoerd het eerste was wat ik ‘s ochtends zag als ik mijn browser opstartte en hoe de app in korte tijd onmisbaar was geworden voor mij.

Well, things have changed.

Ik liep steeds vaker tegen de beperkingen van RTM aan. Het was toch wel lastig dat deze tool geen kalenderweergave had. En dat ik alleen maar kon zien wat me déze week te doen stond. Ik had totaal geen inzicht in mijn planning op de langere termijn. Met als gevolg dat ik vaak dacht dat ik vol zat, terwijl ik heus nog wel wat ruimte had.

En dus besloot ik over te stappen naar projectmanagementsysteem Asana.

In deze blogpost laat ik je zien hoe ik Asana gebruik, en deel ik mijn tips en tricks met je.

1. Gebruik een zakelijk e-mailadres

Je kunt je voor Asana registreren met een zakelijk of persoonlijk e-mailadres. Mijn advies is om een zakelijk e-mailadres te gebruiken (dus een mailadres dat eindigt op @bedrijfsnaam.nl). Alleen dan kun je namelijk teams aanmaken. Bij punt 2 leg ik uit waarom dat handig kan zijn, ook als je Asana in je eentje gebruikt.

2. Structureer je werk op basis van teams

Ik heb 2 teams in Asana: Regel Renske en Klanten. Eventueel kun je nog een team ‘Persoonlijk’ toevoegen, waarin je alle persoonlijke projecten opneemt.

In team Klanten heb ik een project aangemaakt voor elke klant en in team Regel Renske staan allerlei projecten en workflows die met mijn eigen bedrijf te maken hebben:

Asana.PNG

Dankzij de kleurtjes kan ik in de calendar view in 1 oogopslag zien welke taken deel uitmaken van hetzelfde project:

Knipsel.PNG

 

3. Maak gebruik van subtaken

Een voordeel van Asana ten opzichte van Remember The Milk is dat je onderscheid kunt maken tussen een deadline en een dag waarop je aan iets werkt. In Remember The Milk zette ik de harde deadline altijd achter de taak. Zo kon ik gerust schuiven met taken zonder de deadline uit het oog te verliezen.

In Asana doe ik dit anders. Ik maak subtaken aan. Bijvoorbeeld een hoofdtaak ‘Deadline blogpost’ en een subtaak ‘schrijven blogpost’. Bij de hoofdtaak vul ik dan als ‘due date’ de harde deadline in en bij de subtaak de datum waarop ik van plan ben eraan te werken.

Ook voor kleine taakjes die bij een hoofdtaak horen, kun je subtaken aanmaken.

Ik heb bijvoorbeeld een klant voor wie ik elke 2 weken een blogpost schrijf.

Die taak ziet er als volgt uit:

InkedAsana2_LI.jpg

De ‘due date’ van de hoofdtaak is 19 september. Dit is de dag waarop de blogpost gedeeld wordt via Facebook.

Ik houd niet van last-minute werk, dus ik plan het schrijven van de blogpost in voor een week eerder (subtaak ‘Schrijven blogpost’ 12 september). Op 18 september - 1 dag voor de deadline - zet ik de blogpost live (subtaak ‘Publiceren blogpost') en daarna plan ik het Facebookbericht in, met een link naar de blogpost erbij (subtaak 'Inplannen Facebookbericht').

NB: mogelijk kan dit in Remember The Milk ook, maar voor subtaken heb je de betaalde versie nodig en die heb ik niet. In Asana kan dit gewoon gratis.

4. Koppel Asana aan je agenda

Dat je ruimte hebt in Asana, wil niet zeggen dat je ook daadwerkelijk ruimte hebt. Je kunt immers ook nog afspraken hebben. En die staan niet in Asana, maar in je agenda.

Gelukkig kun je Asana heel eenvoudig aan Google Calendar koppelen. Zo kun je snel zien of je nog ruimte hebt in je planning en hoef je niet je agenda en Asana naast elkaar te leggen.

Is het niet storend om je taken in je agenda te zien? Ik vind van niet. Deze feature werkt alleen op je computer en ik raadpleeg mijn agenda vooral op mijn mobiel. Ik zie mijn Asana-taken in de praktijk dus alleen in Google Calendar als ik dat wil.

5. Begin je taken met het werkwoord

Het werkwoord vooraan zetten, is iets waar ik met Remember The Milk al mee begonnen ben. In eerste instantie kwam de taalpurist in mij in opstand (‘geven water planten’... eeeh?), maar al snel was ik om. Ik heb deze gewoonte dus overgenomen in Asana.

Als je de ‘list view’ gebruikt in plaats van de calendar view kun je in 1 oogopslag zien welke taken bij elkaar horen en ze in een batch afwerken. Daarnaast word je zo gedwongen concreet te zijn. ‘Administratie’ is geen taak. ‘Inscannen bonnetjes’, ‘betalen openstaande facturen’ en ‘verwerken banktransacties’ zijn dat wel.

6. Gebruik de calendar view

Ik hintte er in de intro van deze post al naar: de calendar view was voor mij een belangrijke reden om over te stappen naar Asana.

Als je Asana binnenkomt, kom je standaard binnen in de List view van My Tasks (je persoonlijke taken). Dit kun je helaas niet aanpassen in de instellingen van Asana. Wat je wel kunt doen als je liever eerst de calendar view ziet:

  • De calendar view toevoegen aan je bladwijzerbalk in Chrome

Ga hiervoor naar het tabblad Calendar in Asana en houd Ctrl + D ingedrukt. Klik op ‘gereed’ en deze weergave is toegevoegd aan je bladwijzerbalk.

Tip: je kunt een kalenderweergave van al je taken toevoegen, maar ook alleen van je afzonderlijke teams en projecten.

  • Chrome laten opstarten met je kalenderweergave 

Gebruik jij Chrome en wil je, net als ik, graag je kalenderweergave zien als je je browser opstart?

Dit doe je zo:

  • Klik op de 3 bolletjes rechts bovenin

  • Ga naar Instellingen

  • Ga naar Bij opstarten (onderaan)

  • Klik op ‘Een specifieke pagina of reeks pagina’s openen’

  • Kies voor ‘Een nieuwe pagina toevoegen’ en vul hier de url van je gewenste kalenderweergave in. Gewoon kopiëren en plakken vanuit de adresbalk. Als je de kalenderweergave al hebt openstaan in een tabblad, kun je ook kiezen voor ‘Huidige pagina’s gebruiken’ en vervolgens de kalenderweergave selecteren. 

En voilà, elke keer als je Chrome opstart, kom je direct in je kalenderweergave in Asana terecht :-)

 7. Maak kopieën voor terugkerende taken 

Een nadeel van Asana vind ik dat terugkerende taken pas weer in je planning verschijnen als je een eerdere taak hebt afgerond. Dus een wekelijks terugkerende taak verschijnt pas op het moment dat ik 'm op voltooid zet in mijn planning voor de volgende week.

Dat is niet zo erg als het om een taakje van 5 minuten gaat. Maar als je terugkerende taken hebt waar je zo een paar uur mee bezig bent, is het minder tof ;-)

De enige oplossing voor nu is de taken te dupliceren. Gelukkig gaat dat redelijk snel als je dit doet vanuit My Tasks. Dan wordt de ‘Assignee’ (dat ben jij als je in je eentje in Asana werkt) automatisch meegenomen. Als je dit vanuit projecten doet, moet je steeds handmatig aanvinken dat de Assignee mee gekopieerd moet worden. Niet handig.

Taken dupliceren doe je zo: 

  • Klik in My Tasks op het symbooltje rechtsboven (change view) en sorteer op projecten.

  • Klik vervolgens in de taak die je wilt kopiëren op de 3 bolletjes, vervolgens op Copy Task en herhaal dit proces zo vaak als je wilt.

  • Kopieer de titel van de originele taak en plak deze in de titel van je kopieën.

  • Vul de due dates van de kopieën in.

Je kunt ook kopiëren vanuit de calendar view. Dit vind ik persoonlijk fijner (beter overzicht) en het gaat sneller. Vanuit de calendar view kun je heel gemakkelijk taken verplaatsen naar een andere dag.

Tip van een ervaringsdeskundige: bedenk eerst of je subtaken wilt toevoegen aan je taak en ga dan pas kopiëren ;-)

Met al die verschillende to-do list apps en projectmanagementsystemen kan het lastig zijn om dé tool te vinden die bij je past. Ik heb het afgelopen jaar verschillende tools uitgeprobeerd en ben tot de conclusie gekomen dat Asana het meest aan mijn behoeften voldoet. Het ziet er mooi uit (heul belangrijk ;-)), het werkt intuïtief, er zijn veel integratiemogelijkheden met andere tools die ik gebruik en ik kan er eventueel met anderen in werken.
 
Gebruik jij al een to-do list app of projectmanagementsysteem om overzicht te houden over je taken en projecten?